Miten saat sähköpostiviestisi järjestetyksi

"Puhdista ikuisesti" on 1965 syntyneen Jürgen Kurzin motto. Hän neuvoo yrityksiä "siivouksen" yhteydessä. Hän kirjoittaa myös kirjoja aiheesta. Uusi on "puhdistettu ikuisesti - jopa digitaalinen", Gabal-Verlag, 128 sivua, 19,90 euroa.

Herra Kurz, kuinka monta sähköpostiviestiä on postilaatikossasi? Jürgen Kurz: Niin harvat, että voin kaapata ne yhdellä silmäyksellä. Vakavasti, sähköpostit ovat mullistaneet ja optimoineet viestintämme monta vuotta sitten. Mutta nyt heistä on tullut ajallinen ja motivoiva saalistaja. Se ei ole itse sähköposti, vaan tehoton tapa käsitellä sitä. Usein postilaatikkoa käytetään väärin tehtäväluettelona.

Miten korjaat tämän?

Kuten konkreettisten asiakirjojen organisoinnissa, jotkin temput auttavat saamaan ylemmän käden postilaatikkoon uudelleen. Jos sähköposti on juuri havainnollistettu käsittelyn sijasta, se pysyy Saapuneet-kansiossa. Tulos: Saapuneet? Clogged?. Saapuneet postilaatikkojen myöhempi tarkastelu, joka on jo avattu, mutta ei vielä käsitelty, voi aiheuttaa stressiä. Käsittely on strategia, joka voi pitää postilaatikkosi jatkuvasti ohuina tai tyhjinä. Käsittelyyn on viisi vaihetta: poistaminen, edelleenlähetys, arkistointi, muokkaus tai ajoitus. Jos siirryt jokaisen sähköpostin mukana, saat jonkin näistä vaiheista yleiskatsauksen ja pitää viileän pään.

Onko tapa lajitella sähköpostit etukäteen?

Kyllä. Useimmissa ohjelmissa on Ohjattu ohjattu toiminto. Joten voit esimerkiksi Anna uutiskirjeen virtaa erilliseen kansioon. Tämä alentaa väestöä postilaatikossa vähän ja rasitus pienenee. Koska ilmainen kirjoituspöytä, selkeä postilaatikko antaa hyvän tunteen. Jos sinulle on lähetetty useita uutiskirjeitä tai olet osallistunut keskustelufoorumeihin, on parasta luoda toinen sähköpostiosoite. Gmx.de tai web.de -palvelussa voit tehdä tämän ilmaiseksi. Pääosoitteesi säästyy sitten usein tuloksena olevista mainosviesteistä.

Mitä tilanteita tyypillisesti on erityisen valtava vaikutus meihin?

Usein se on lomien jälkeen. Se auttaa sopimaan kollegan kanssa ennen kuin hän siirtyy postilaatikkoon, niin että meillä on jo jonkinlainen rakenne, kun palaamme. Tai annat itsellesi päivän, jona muokkaat vain postilaatikkoa ja ilmoita kumppaneille yksi päivä myöhemmin. Voit siis palata hitaasti takaisin ja saada yleiskatsauksen tehtävistä.

Ja jokapäiväisessä elämässä?

Sähköpostit ovat stressin lähde jokapäiväisessä elämässä. Tarkistamme jatkuvasti sisäänkäyntiä tai piippaamme piippauksen. Ääni- ja visuaalisen sähköpostin vastaanottosignaalien poistaminen ottaa paineen pois ja auttaa pitämään meidät jatkuvasti keskeytymättä. Tämä koskee myös mobiililaitteita, tabletteja ja älypuhelimia. On myös hyödyllistä käsitellä sähköpostiviestejä useita kertoja päivässä. Tällä tavoin asetetaan aikaväliä, joissa sähköpostit voidaan muokata yhden viiden vaiheen jälkeen. Muuten: Jos lähetät sähköpostiviestin, yleensä uudet sähköpostiviestit otetaan vastaan. Mutta uudet viestit merkitsevät uusia häiriötekijöitä. Aseta ohjelma poimia uusia sähköpostiviestejä vain, jos haluat todella. Joten voit työskennellä häiriöttömästi ja keskittyä paremmin nykyiseen tehtävään. Lisäksi voit tyhjentää postilaatikon kokonaan ilman, että uusia viestejä häiritsee. Ennakoiva työ vapauttaa voimia - kuka reagoi vain sairastuu pahimmassa tapauksessa.

Mitä haasteita kannettava tietokone ja yhteistyö tekee? Tietenkin, strukturoimattomat tiedostot. Ei ole väliä, jos pieni joukkue tai iso osasto? Etsi aikoja ryöstää arvokasta aikaa. Arkistointijärjestelmät ovat kehittyneet ajan myötä monissa yrityksissä ja ovat jatkaneet kasvuaan. Kaikki tallentavat asiakirjat parhaan tietonsa ja vakaumuksensa mukaan, jos tämä näyttää loogisimmalta. Mutta mitä yksi työntekijä ajattelee on loogista, seuraavalla ei tarvitse ymmärtää tai olla järkevää pitkään aikaan. Vuosien mittaan tämä johtaa kaksoiskappaleisiin arkistointijärjestelmiin ja alikansioihin, jotka herättävät enemmän kysymyksiä kuin apua. Tiedon kaaos on esiohjelmoitu. Ei ole mikään salaisuus, että asiakirjojen on oltava kunnolla nimettyjä. Freestyle on sitten käyttää yhtenäistä rakennetta, muotoilemaan pelisäännöt ja noudattamaan niitä.

Kuulostaa helposti ...

Mutta se ei ole. Teoria ja käytäntö ovat kaksi eri maailmaa. Viime vuonna teimme tutkimuksen tehokkuudesta yhteistyössä Leipzigin AKAD Hochschulen kanssa. Viestintävälineiden käytön ja vaikutuksen lisäksi jokapäiväiseen työhön olemme kiinnittäneet huomiota myös järjestyksen ja tuottavuuden yhdistelmään. Tutkimustuloksemme on selvästi osoittanut, että ne liittyvät suoraan. Ei ole väliä, onko kyse postilaatikon tai digitaalisen asiakirjan arkistosta.